Trước tình hình này UBCKNN vừa có văn bản hướng dẫn CTĐC gia hạn thời gian ĐHCĐ thường niên năm 2020, tổ chức ĐHCĐ trực tuyến và đảm bảo yêu cầu phòng chống dịch Covid-19.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014: “ĐHCĐ phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của HĐQT, cơ quan đăng ký kinh doanh gia hạn nhưng không quá 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính”.
Trường hợp không tổ chức ĐHCĐ thường niên trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, HĐQT công ty có văn bản đề nghị gia hạn gửi cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết.
Bên cạnh đó, CTĐC cần chủ động triển khai các giải pháp phòng chống dịch đảm bảo an toàn cho cổ đông tham dự, phù hợp với các văn bản chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Ban chỉ đạo quốc gia phòng chống dịch Covid-19 và của chính quyền địa phương nơi dự kiến tổ chức ĐHCĐ.
Theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014: “Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHCĐ trong trường hợp tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác”.
Tại Khoản 3 Điều 8 Nghị định 71/2017/NĐ-CP ngày 6-6-2017 hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với CTĐC quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHCĐ tốt nhất, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.
Theo Điểm c Khoản 2 Điều 13 và Điểm b Khoản 10 Điều 20 Điều lệ mẫu ban hành kèm theo Thông tư 95/2017/TT-BTC ngày 22-9-2017 hướng dẫn một số điều của Nghị định 71/2017/NĐ-CP ngày 6-6-2017 của Chính phủ hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với CTĐC: “Cổ đông phổ thông có nghĩa vụ tham dự ĐHCĐ và biểu quyết thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác. Người triệu tập họp ĐHCĐ khi xác định địa điểm có thể bố trí, tổ chức để những cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền không dự họp được theo điều khoản này hoặc những người muốn tham gia ở địa điểm khác với địa điểm chính của ĐHCĐ có thể đồng thời tham dự”.
Căn cứ các quy định trên, CTĐC có thể lựa chọn cách thức tổ chức ĐHCĐ trực tuyến để các cổ đông tham dự và biểu quyết tại ĐHCĐ thông qua họp trực tuyến theo quy định. CTĐC cần rà soát các quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ và Quy chế nội bộ về quản trị của công ty để bảo đảm công ty có đủ điều kiện tổ chức ĐHCĐ trực tuyến theo quy định của pháp luật.
Trường hợp Điều lệ hoặc Quy chế nội bộ về quản trị công ty của Công ty chưa có quy định cụ thể về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHCĐ, bao gồm: hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, đề nghị HĐQT ty xây dựng Quy chế tổ chức ĐHCĐ trực tuyến chi tiết, hoặc bổ sung nội dung này vào Quy chế nội bộ về quản trị công ty để xin ý kiến ĐHCĐ thông qua (quy chế này có thể xin ý kiến cổ đông bằng văn bản theo thẩm quyền) để có cơ sở tổ chức ĐHCĐ trực tuyến.
Để tạo điều kiện thuận lợi trong triển khai thực hiện, UBCKNN đề nghị Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam (VSD) hỗ trợ chốt danh sách cổ đông phục vụ việc tổ chức ĐHCĐ, tổ chức thực hiện quyền của người sở hữu CK và cung cấp dịch vụ khác cho CTĐC theo quy định.
