Văn hóa - Đời sống

Giảm họp, tăng kết nối với dân

(ĐTTCO) - Thích ứng linh hoạt với Covid-19, các công sở trên địa bàn TPHCM đã chuyển bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động để đảm bảo điều hành, giải quyết công việc. Nhiều đơn vị đã ứng dụng công nghệ thông tin, giảm bớt hội họp, tăng kết nối trực tuyến, nhất là tăng phục vụ người dân theo hình thức trực tuyến.

Quận 3 xây dựng quy trình giải quyết công việc khoa học  giúp giảm họp, tăng chất lượng phục vụ người dân Ảnh: VIỆT DŨNG

Quận 3 xây dựng quy trình giải quyết công việc khoa học giúp giảm họp, tăng chất lượng phục vụ người dân Ảnh: VIỆT DŨNG

Giảm 20% cuộc họp
Ông Hoàng Minh Tuấn Anh, Chủ tịch UBND quận 7, cho biết, từ đầu năm 2021 đến nay, 30% các cuộc họp ở quận được chuyển sang hình thức trực tuyến. Ngoài kết nối điểm cầu họp trực tuyến với thành phố, quận đã thiết lập các điểm cầu trực tuyến kết nối từ quận đến 10 phường và các đơn vị trong quận.
Các đơn vị chưa lắp đặt điểm cầu trực tuyến, lãnh đạo quận sử dụng các ứng dụng miễn phí trên thiết bị thông minh để tổ chức hội ý, họp trực tuyến. Điều này đã đáp ứng được yêu cầu hội họp trong điều kiện giãn cách. Đặc biệt, từ đầu năm đến nay, quận giảm hơn 20% cuộc họp so với cùng kỳ.
“Quận hạn chế tối đa các cuộc họp không cần thiết. Quận chỉ tổ chức họp để giải quyết các công việc tồn đọng, các khó khăn vướng mắc trong quá trình giải quyết, thực hiện nhiệm vụ”, Chủ tịch UBND quận 7 chia sẻ.
Điểm mới nữa là quận 7 đã thành lập Trung tâm Điều hành kiểm soát dịch Covid-19, khẩn cấp phục hồi kinh tế và phát triển dịch vụ hành chính công quận 7. Trung tâm tổng hợp các dữ liệu, tình hình dịch Covid-19, tình hình kinh tế - xã hội và là “cánh tay” đắc lực giúp quận quản lý, giao việc cho cán bộ, công chức cũng như giám sát việc thực thi nhiệm vụ.
Song song đó, quận áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và xây dựng quy trình giải quyết công việc khoa học, từng bước cải tiến phương pháp làm việc, tạo thuận lợi cho từng cán bộ, công chức giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả. Đây cũng là một trong những giải pháp quan trọng giúp quận hạn chế các cuộc họp không cần thiết.
Tại quận 11, ông Đinh Chí Thịnh, Chánh Văn phòng UBND quận 11, cho biết, quận đã chủ động dự báo từ trước nên ở đợt dịch Covid-19 lần 1, quận đầu tư ngay hệ thống “Phòng họp, làm việc trực tuyến” kết nối giữa UBND quận với UBND 16 phường. Qua hệ thống này, quận đã kịp thời chỉ đạo các cơ quan, đơn vị và 16 phường nắm bắt, giải quyết công việc trôi chảy. Đây cũng là giải pháp cải cách hành chính, cải cách chế độ hội họp, giúp giảm số lượng cuộc họp để lãnh đạo các cơ quan, đơn vị có thời gian tiếp dân, giải quyết hồ sơ cho dân nhiều và liên tục hơn, vì không bị triệu tập về quận họp.
 
Phục vụ công dân trực tuyến
Giảm họp nhưng đảm bảo chất lượng công việc là một yêu cầu quan trọng mà các cơ quan, đơn vị chú trọng thực hiện. Cụ thể, quận 7 đã xây dựng ứng dụng “Công chức trực tuyến” như văn phòng di động.
Ứng dụng này cung cấp cho cán bộ, công chức văn bản đến, văn bản phát hành hàng ngày, thống kê nhanh tình hình giải quyết hồ sơ, lãnh đạo giao nhiệm vụ và những ý kiến phản ánh của người dân, doanh nghiệp. Ngoài ra, quận cũng đẩy mạnh việc phân cấp hoặc ủy quyền xử lý công việc cho cấp dưới.
Giảm họp, tăng kết nối với dân ảnh 1 Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh,  Công an TPHCM dành tối đa thời gian giải quyết việc cấp hộ chiếu  cho người dân Ảnh: VIỆT DŨNG
Trong khi đó, UBND quận 11 có chủ trương xây dựng hệ thống phần mềm xử lý hồ sơ công việc thông qua hệ thống mạng nội bộ được kết nối giữa UBND quận đến các phòng, ban, đơn vị và 16 phường. Đây là giải pháp giúp lãnh đạo UBND quận có thể kiểm soát tiến độ giải quyết hồ sơ công việc để kịp thời đôn đốc, nhắc nhở hoặc chấn chỉnh.
Tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh (PA08, Công an TPHCM), Thượng tá Nguyễn Đức Nghiệm, Phó trưởng Phòng PA08 cho biết, đơn vị chỉ họp khi thật sự cần thiết và số lượng người dự không quá 30 người. Quy trình giải quyết các công việc của đơn vị được ưu tiên chuyển sang trực tuyến.
Trong phục vụ dân, quy trình nộp hồ sơ hộ chiếu được tối ưu hóa theo 6 bước và khuyến khích người dân khai tờ khai cấp hộ chiếu phổ thông trực tuyến tại nhà. Trường hợp chưa khai trực tuyến tại nhà, người dân đến PA08 sẽ khai qua mạng theo hướng dẫn của cán bộ hoặc các bảng thông báo niêm yết tại trước cửa đơn vị. Sau đó, người dân sẽ chụp hình, làm hồ sơ, đóng lệ phí và đăng ký trả hộ chiếu tại nhà qua đường bưu điện.
“Tất cả các bước đều theo phân luồng một chiều và ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết. Người dân đi một vòng chỉ mất chưa đầy 10 phút là xong hồ sơ và cũng không cần trở lại PA08 để nhận kết quả, bởi hộ chiếu sẽ được gửi về tận nhà dân qua bưu điện”, Thượng tá Nguyễn Đức Nghiệm nói và cho biết thêm, quy trình phục vụ dân được tối ưu hóa và vận hành trơn tru giúp hồ sơ thủ tục được giải quyết hiệu quả, vừa đảm bảo các yêu cầu phòng chống dịch vừa giảm bớt họp hành không cần thiết.
Tại Bảo hiểm xã hội  TPHCM, để giảm tối đa hội họp, ông Phan Văn Mến, Giám đốc Bảo hiểm xã hội TPHCM, cho biết, các công việc được phân cấp, triển khai, hướng dẫn cụ thể tới từng cấp vị trí để lãnh đạo, công chức, viên chức thực hiện, không mất nhiều thời gian cho họp hành.
Đặc biệt, đơn vị ứng dụng mạnh công nghệ thông tin để chuyên viên có thể ngồi nhà vẫn có thể giải quyết được công việc. Nhờ chuyển mạnh sang ứng dụng công nghệ, công chức làm việc trực tuyến, giải quyết hồ sơ trực tuyến cho dân nên hàng năm đơn vị giải quyết được số lượng hồ sơ hành chính “khổng lồ”, trên 2 triệu hồ sơ/năm và chất lượng công việc không bị ảnh hưởng bởi 
dịch Covid-19.

THU HƯỜNG - ĐÌNH LÝ - MẠNH HÒA

Các tin, bài viết khác